Системы управления корпоративным содержанием (ECM-системы) – это виды программных технологий, которые широко применимы в управлении, хранении, получении и защите неструктурированной информации, имеющей непосредственное отношение к управлению бизнес-процессами в любой организации.
Некоторые путают ECM-системы и системы электронного документооборота (СЭД). Путаница между этими определения возникают из-за того, что очень часто СЭД кроме модулей управления документооборотом предприятия включает и некоторые возможности ECM. Как, например, взаимодействие сотрудников по подготовке документов. В такой ситуации вполне можно обсуждать расширение функционала до ECM-системы.
Основное отличие ECM-системы от СЭД в том, что кроме ведения электронного документооборота предприятия, ECM-системы создают единое информационное пространство для всех пользователей организации, а также обеспечивают автоматизацию бизнес-процессов.
Благодаря использованию ECM-систем происходит оптимизация трудовых ресурсов, и значительно уменьшаются операционные затраты предприятия.
Обычно ECM-системы включают следующим подразделы (модули), каждый из которых интегрируется с остальными подразделами, а также может существовать отдельно.
Ниже представлены некоторые из них:
- Модуль управления электронным документооборотом предприятия;
- Модуль поддержки бизнес-процессов;
- Модуль управления web-контентом корпоративного сайта или портала,
- Модуль управления медийным контентом;
- Модуль управления знаниями;
- Модуль управления доступом к содержанию, обеспечение необходимой информацией в независимости от времени и места.
Каждый из подразделов требует определенных умений и навыков. Так, например, управление Web-контентом корпоративного сайта или портала требует конкретных знаний по администрированию Интернет-ресурсов, а модуль управления электронным документооборотом предприятия - специфику внутреннего движения документов.
ECM-системы объединяют содержание документов и управленческие аспекты предприятия, формируя единую среду для управления документооборотом, и уменьшает количество рабочих действий для реализации бизнес-заданий. Таким образом, корпоративное содержимое становится доступным для тех пользователей, которым оно необходимо для быстрого и качественного выполнения работы.
